Comment Afrotech Canada a organisé une journée de sommet grâce à un seul code QR

Tous les organisateurs de conférences connaissent ce moment : le programme part à l'imprimeur le lundi, un intervenant annule sa participation le mercredi, et le jour J, quatre cents feuilles de papier sont erronées.

Afrotech Canada, le sommet technologique annuel de Montréal, a organisé son édition 2026 d'une manière inédite. Un seul code QR a permis d'accéder à l'ensemble du site : programme, menu, page des conférenciers, plateforme de questions-réponses en direct, offres des partenaires et formulaire permettant aux participants de donner leur avis.

Voici comment ils s'y sont pris, ce que les participants ont réellement ouvert ce jour-là et ce qui est revenu.

Premièrement, une seule adresse pour toute l'année

Le sommet a commencé à utiliser RepOtz en janvier 2026, cinq mois avant l'événement, et non pas pour l'événement lui-même. Il avait besoin de ce dont toute organisation a besoin : un lien unique regroupant toutes les informations qu'un visiteur pourrait rechercher, quel que soit l'endroit où il est publié.

Derrière ce lien : la billetterie, Instagram, le site web, LinkedIn, Facebook. Entre le 11 janvier et le 29 juin, il a été ouvert 162 fois , et la billetterie était la destination la plus consultée. Rien d'extraordinaire, et c'est justement là l'essentiel : c'est ce qui était déjà en place le jour du sommet.

Ensuite, un deuxième code construit pour une journée.

Un mois avant le sommet, les organisateurs ont créé un code distinct, nommé dans leur compte pour expliquer précisément sa fonction : le code de planification du jour J.

Elle proposait les ressources demandées lors d'un événement, dans l'ordre de leur demande : le programme au format PDF, le menu, la page des intervenants, la plateforme de questions-réponses en direct, la page des partenaires et le formulaire de commentaires. On y trouvait également des offres de l'écosystème : une billetterie partenaire, une session d'information sur l'incubateur, un atelier sur l'entrepreneuriat et le lancement d'un ouvrage partenaire.

Tout est regroupé sous une seule adresse, imprimée une seule fois. En cas de changement, les organisateurs modifient la destination, pas le document. C'est tout l'intérêt de cette méthode, et la tester lors de votre prochain événement ne coûte rien.

Qu'ont découvert les participants le 12 juin ?

Le jour du sommet, le code a été ouvert 44 fois entre 8 h et 21 h, avec un pic d'activité à 15 h. Voici les codes ouverts, dans l'ordre :

• Le programme, 17 fois. La destination la plus consultée de la journée, ce qui correspond exactement à l'usage qu'aurait fait une feuille imprimée.
• Le menu, 8 fois.
• La page de l'orateur, 5 fois , et la séance de questions-réponses en direct, 4 fois.
• La page de billetterie partenaire, deux fois , et le formulaire de commentaires, deux fois.

Et les commentaires, demandés sur-le-champ

Le même code comportait un formulaire d'évaluation : une note par étoiles, puis un commentaire. Au cours de la période, il a été ouvert 19 fois , et un participant l'a rempli à 21 h 25 le jour du sommet, une fois la salle vidée : cinq étoiles sur cinq, avec un commentaire écrit.

Un. On aurait pu omettre ce chiffre ou le remplacer par un pourcentage plus impressionnant. Il est plus pertinent de le mentionner clairement, car il révèle la véritable leçon de cette situation : lors d’un événement, la demande doit être faite en présence des participants. Dix-neuf personnes ont ouvert le formulaire, une seule l’a rempli après la fermeture des portes. Un organisateur souhaitant obtenir davantage de participants doit intégrer cette demande au programme, que ce soit sur scène ou sur la table, à la fin de la session, plutôt que de la limiter à une seule destination parmi douze.

Ce formulaire unique a permis de produire quelque chose qu'une fiche de commentaires imprimée ne permet pas : une note, un commentaire et la possibilité de répondre à la personne qui l'a rédigé, le tout étant enregistré dans le compte des organisateurs plutôt que dans une boîte de bouts de papier que personne ne retranscrit.

Ce qui nous a surpris : le lien a continué de fonctionner.

Un événement se termine. Son code QR disparaît généralement avec lui, relégué sur un badge au fond d'un tiroir.

Celui-ci, non. Dans les semaines qui ont suivi le sommet, le même code était toujours accessible et les organisateurs continuaient d'y ajouter des événements : une séance d'information sur les incubateurs prévue en septembre, un atelier pour les partenaires, le lancement d'un livre. Le code imprimé pour une seule journée en juin est devenu le tableau d'affichage de l'écosystème pour le reste de la saison, sans jamais être réimprimé.

Du 11 janvier au 29 juin 2026, le sommet a enregistré 260 ouvertures pour les deux codes. Ce chiffre exclut le trafic automatisé : environ deux tiers des clics bruts provenaient de robots d’exploration des moteurs de recherche et de bots d’IA, et leur publication aurait triplé le chiffre sans rien prouver.

Ce que cela ne prouve pas

Ce sont des chiffres modestes, et nous n'allons pas les exagérer. Quarante-quatre ouvertures le jour même ne représentent pas une foule ; cela correspond à la proportion de participants qui ont utilisé leur téléphone plutôt que de demander à un voisin. Nous ne pouvons pas vous dire combien de personnes étaient présentes, combien ont lu le programme par-dessus l'épaule de quelqu'un, ni si certains ont acheté un billet grâce au code.

Ce qui est mesurable : le programme était la destination la plus ouverte de la journée, les organisateurs ont modifié la cible du code sans rien réimprimer, et le lien a survécu à l’événement pour lequel il avait été créé.

Ce qu'un autre organisateur peut en tirer.

Quatre choses.

Imprimez l'adresse, pas le contenu. Tout document imprimé est figé dès son entrée dans l'imprimante. Un code permettant d'accéder à une page que vous contrôlez peut être corrigé le matin même de l'événement, depuis un téléphone, dans la salle.

Commencez par les informations les plus basiques. Le programme et le menu ont été consultés plus souvent que tout le reste. Les participants ne consultent pas le programme pour découvrir votre marque, mais parce qu'ils veulent savoir ce qui se passe à 15 h et ce qui est prévu pour le déjeuner.

Demandez les retours directement dans la salle, pas en vous basant sur une liste. Un formulaire de feedback parmi douze est souvent ouvert puis abandonné. Sollicitez les retours depuis la scène, à la fin de la session, lorsque l'impression est encore fraîche et que le téléphone est déjà sorti. Un seul formulaire rempli sur dix-neuf ouverts, c'est le prix à payer pour une approche passive.

Ne laissez pas le code disparaître avec l'événement. Le public que vous avez réuni reste joignable pendant des semaines à la même adresse. C'est le canal le plus économique dont un organisateur puisse disposer, et pourtant, la plupart le suppriment le lendemain matin.

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