Cette page décrit comment RepOtz Inc. traite les renseignements personnels : où ils sont hébergés, qui les traite et comment exercer vos droits. Elle décrit nos pratiques. Elle n'est ni un avis juridique ni une attestation de conformité. Elle complète notre politique de confidentialité.
Lire la politique de confidentialité
Qui nous sommes
Le service RepOtz est exploité par RepOtz Inc. Il aide les entreprises à recueillir et à gérer les retours de leurs clients.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Hilaire Douanla, CEO et fondateur de RepOtz Inc., est le responsable de la protection des renseignements personnels.
Pour joindre cette personne, écrivez à [email protected].
Les renseignements que nous traitons
- Comptes clients : nom, adresse courriel, préférences et renseignements de facturation, pour fournir le service et le facturer. Nous ne conservons pas les numéros de carte : Stripe s'en charge.
- Clients de nos clients : nom, adresse courriel, téléphone, note, commentaire et message privé, lorsqu'ils les transmettent à une entreprise ou que celle-ci les ajoute, pour lui permettre de recueillir des retours et d'y répondre.
- Preuve de consentement : date, nature déclarée, origine et, lors d'une inscription en ligne, texte affiché, langue, adresse IP et navigateur.
- Avis Google publics : nom de l'auteur, note et texte, pour les afficher dans le tableau de bord de l'entreprise concernée.
- Visiteurs du site : adresse IP et données techniques traitées par notre réseau, et questions posées à notre assistante Sofia. Notre mesure d'audience ne dépose aucun cookie.
Durée de conservation
Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins décrites ici et à nos obligations légales. La suppression d'un compte, offerte en libre-service, efface le compte et ses données collectées. La preuve de consentement d'un contact est effacée avec ce contact. Une copie peut subsister quelques jours dans les sauvegardes de notre hébergeur, conservées 7 jours.
Où les données sont hébergées
L'hébergement principal de RepOtz (serveur applicatif, base de données et fichiers) est situé au Canada, à Toronto, en Ontario, chez DigitalOcean. Le lieu des sauvegardes automatiques de la base de données reste à confirmer auprès de ce fournisseur. Nous mettrons cette page à jour dès que nous aurons sa réponse.
Certains services spécialisés, comme l'envoi de courriels et de SMS, le paiement, le soutien et l'intelligence artificielle, sont fournis par des sous-traitants qui peuvent traiter des données à l'extérieur du Canada, notamment aux États-Unis.
Nos sous-traitants
Le lieu indiqué vient des pages publiques de chaque fournisseur, lues le 2 novembre 2026. « Non précisé » signifie que ces pages ne l'indiquent pas.
- DigitalOcean : serveur, base de données et fichiers. Canada (Toronto).
- Cloudflare : réseau, sécurité et protection des formulaires, pour tout le trafic du site. Réseau mondial.
- Mailgun : envoi des courriels, dont les invitations (adresses et contenu). États-Unis.
- Twilio : alertes SMS et WhatsApp, et vérifications par téléphone. États-Unis.
- Stripe : abonnements et paiements. États-Unis pour l'essentiel.
- Anthropic : assistante Sofia, aide à la rédaction, conseils et audit. Non précisé.
- OpenAI : audit de réputation et recherche de notre assistante. États-Unis par défaut.
- Google : connexion, données d'entreprise et mesures de l'audit. Non précisé.
- Outscraper : collecte des avis Google publics. Non précisé.
- Tawk.to : soutien en direct (conversations). États-Unis.
- Plausible : mesure d'audience sans cookie. Union européenne.
- Laravel Forge : déploiement et administration du serveur. Non précisé.
- WHC : hébergement du contenu de notre blogue. Canada (Québec).
Communications à l'extérieur du Québec
Notre hébergement principal et plusieurs sous-traitants se trouvent à l'extérieur du Québec. Des renseignements personnels sont donc communiqués à l'extérieur de la province pour fournir le service.
Intelligence artificielle
Notre assistante Sofia repose sur Anthropic. Les questions posées lui sont transmises. Lorsqu'un client l'utilise dans son tableau de bord, le nom et le commentaire des derniers retours privés de ses clients peuvent aussi l'être, pour répondre à sa question. D'après leurs conditions, Anthropic et OpenAI n'entraînent pas leurs modèles avec ces données commerciales.
Consentement et désinscription
- Chaque consentement ou retrait s'ajoute à un registre, qu'on ne peut ni modifier ni supprimer, sauf en supprimant le contact.
- Lors d'un ajout manuel ou d'un import, l'entreprise peut attester de la nature et de l'origine du consentement. Sans attestation, le contact reste « à confirmer ».
- Chaque courriel d'invitation comporte un lien de désinscription. Une personne désinscrite n'est plus sollicitée.
- RepOtz n'envoie pas de SMS aux clients de ses clients pour l'instant.
Le rôle de RepOtz et celui de l'entreprise
Lorsqu'une entreprise utilise RepOtz pour joindre ses clients, c'est elle qui décide qui inviter et qui recueille leur consentement. RepOtz traite ces renseignements pour son compte. Si vous êtes client d'une entreprise, adressez-vous d'abord à elle. Vous pouvez aussi nous écrire et nous l'aviserons de votre demande.
Vos droits
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et la loi fédérale (LPRPDE) prévoient notamment les droits suivants :
- accéder à vos renseignements et en recevoir une copie ;
- les faire corriger ;
- retirer votre consentement ;
- demander leur suppression, sous réserve de nos obligations légales.
Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Incidents de confidentialité
Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec.
Nous joindre
Pour toute question ou demande sur vos renseignements personnels, écrivez-nous à [email protected].